Управление процессами

Управление процессами - это подход, который рассматривает организацию как сеть связанных и взаимосвязанных процессов. Следовательно, это способ управления организацией на основе выполняемых процессов.

Несомненно, процесс - это последовательность действий, направленная на добавление ценности входным данным для достижения результата или выхода. Вся продукция должна удовлетворять потребности или требования внутреннего или внешнего клиента компании.

Конечно, любой процесс, простой или сложный, большой или маленький, должен иметь вход, преобразование и выход. Вход - это любой ресурс или вход, который необходимо преобразовать. Преобразование - это рабочий процесс, который увеличивает ценность входных данных и дает результат. Выход представляет собой конечный результат, такой как товар или услуга, которым удается удовлетворить потребность.

Кроме того, процессно-ориентированное управление отличается от традиционной структуры функционально-ориентированных организаций. Основная идея - повысить ценность для внутренних и внешних клиентов. По этой причине стремятся к постоянному совершенствованию всех процессов путем их идентификации, описания и документации.

Как узнать, является ли действие процессом?

На самом деле не все действия, выполняемые в компании, можно рассматривать как процесс. Чтобы рассматривать деятельность как процесс, вы должны:

1. Имейте четкую миссию и цель

Каждое действие, классифицируемое как процесс, должно соответствовать миссии и целям, установленным организацией. Эти действия должны соответствовать ожиданиям компании.

2. Вид деятельности должен быть четко определен.

Все члены организации должны точно знать, как следует выполнять каждый процесс. Даже при приеме на работу нового сотрудника вы можете иметь доступ к документированным источникам, в которых указывается, как выполняется каждое действие.

3. Он должен содержать входы и выходы.

Конечно, каждый процесс должен иметь исходные материалы или сырье, которые должны быть преобразованы в конечный результат. Этот результат известен как результат процесса, который увеличивает ценность для внутренних и внешних клиентов.

4. Можно идентифицировать поставщиков, клиентов и конечный продукт.

Естественно, поставщиками будут все те, кто поставляет исходные материалы или сырье для осуществления процесса. Клиент будет получателем произведенного товара или услуги. В то время как конечный продукт - это ценность, которую генерирует процесс.

5. Деятельность можно разделить на задачи или подпроцессы.

Каждый процесс может иметь одну или несколько задач, которые будут выполняться одним или группой людей, ответственных за его выполнение.

6. Может быть задокументировано

Все эти действия могут быть задокументированы с использованием методологии управления процессами, определяя время, ресурсы и затраты. Вся эта документированная запись гарантирует соблюдение стандартов качества.

7. Распределение обязанностей

Безусловно, процесс подразделяется на задачи, которые необходимо выполнять в отделе или в нескольких отделах компании. Каждое действие должно приносить пользу внутренним клиентам, если мы говорим о подпроцессе, или внешнему, если это заключительный этап выхода из процесса. На каждом шагу должен быть человек, ответственный за каждый выход.

Почему важно ориентироваться на процесс?

Логично предположить, что управление процессами определяет процессы, которые должны выполняться ранее структурированным образом, постоянно анализируя их, чтобы найти возможности для улучшения. Это потому, что, если процессы организации постоянно улучшаются, это помогает улучшить общую функцию организации.

Действительно, сосредоточение внимания на процессах позволяет получить исчерпывающее представление о деятельности компании в целом и в мире. Он также признает, что компания должна иметь горизонтальную структуру, чтобы полностью реагировать на цикл процесса.

Кроме того, все процессы направлены на удовлетворение потребностей клиентов. Говоря о микропроцессе, он включает в себя только внутренние процессы, которые удовлетворяют потребности внутренних клиентов. Теперь макропроцесс включает в себя как внутренние, так и внешние процессы для удовлетворения внутренних и внешних клиентов организации.

Точно так же, сфокусировавшись на процессах, компания сможет достичь конкурентного преимущества, поскольку этот тип администрирования отдает приоритет удовлетворению потребностей клиентов. Это означает, что компании вынуждены максимально повышать свою эффективность. Следовательно, организациям необходимо стремиться к постоянному совершенствованию своих процессов и, в свою очередь, компании в целом, предлагая лучшие решения проблем клиентов.

Преимущества управления процессами

Управление процессами имеет следующие преимущества:

1. Сократите ненужные внутренние затраты.

Для начала компания может сократить ненужные затраты в рамках своих процессов, поскольку она может устранить задачи или шаги, которые не добавляют ценности. Таким образом, если исключить ненужные шаги, исключаются и затраты.

Устраняя действия, не добавляющие ценности, процесс становится более точным, и компания может больше сосредоточиться на удовлетворении требований, потребностей и ожиданий клиентов. Все вместе это экономит такие ресурсы, как время, деньги и человеческие усилия.

2. Сокращение сроков доставки.

Затем время выполнения заказа или время выполнения заказа можно сократить за счет определения времени простоя технологического цикла. По этой причине процессы устраняются и упрощаются.

3. Повышает качество обслуживания, воспринимаемое клиентом.

С другой стороны, улучшая качество и предлагаемые услуги, клиент лучше удовлетворяет свои потребности. Заставить клиентов поддерживать отношения с компанией.

4. Включите дополнительные услуги.

Точно так же этот подход позволяет очень легко добавить дополнительные преимущества обслуживания клиентов. Эти совокупности услуг имеют невысокую стоимость и легко воспринимаются клиентом.

Характеристики организаций, использующих процессное управление

1. Процесс преобладает над структурой.

Во-первых, компании, применяющие процессное управление, считают, что структура компании - это не что иное, как инфраструктура для выполнения процессов. Следовательно, они придают актуальность процессам, и стратегии разрабатываются на основе этих процессов.

2. Его организация трансверсальна.

Во-вторых, управление процессами заставляет организации конфигурировать себя как набор или систему процессов и подпроцессов, которые позволяют достигать целей. Основная цель всех процессов - создать ценность для клиента.

3. Использование информации

В-третьих, организации придают большое значение информации о различных процессах и действиях, которые необходимо выполнить. Постоянный поток информации необходим для успешной работы во всех процессах и в общей деятельности компании.

4. Они являются генераторами ценности.

Наконец, организации, применяющие управление по процессам, являются генераторами ценности. По той же причине, что и процесс, каждый результат представляет собой добавленную стоимость за счет продуктов и услуг, которые они предлагают. И это основная цель любого процесса.

Этапы управления процессами

Наиболее важными шагами при внедрении управления процессами являются:

1. Информация, обучение и участие

Управление процессами - это новый способ управления. Поэтому важно, чтобы все были проинформированы и обучены перед внедрением процессов. Кроме того, каждый должен быть проинформирован о целях, которые преследует процесс, каковы его этапы и какое сотрудничество требуется.

2. Идентификация процессов

Конечно, процессы должны быть четко обозначены. Следовательно, необходимо составить список всех выполняемых процессов. Каждый процесс должен иметь:

• Имя.
• Действия и шаги, которые вы должны предпринять.
• Карта процесса.

3. Выбор соответствующих процессов

Следует отметить, что соответствующие процессы - это те, которые приносят наибольшую пользу и очень важны для эффективной работы компании. По этой причине они оказывают значительное влияние на стратегические цели компании.

4. Создать ответственный

После того, как соответствующие процессы определены, им назначается менеджер. Ответственное лицо должно иметь ответственность и автономию, необходимые для достижения стратегических целей.

5. Анализ процесса и обнаружение проблем

Каждый процесс анализируется независимо от того, соответствует ли он поставленным целям. Если какие-либо из них не соответствуют им и представляют проблему, их необходимо соответствующим образом изменить.

6. Исправление проблем.

Как только проблемы, которые имеют наибольшее влияние на цели и клиентов, определены, для них ищется решение. Это определение действий, которым необходимо следовать, чтобы не повлиять на производительность процесса и организации в целом.

7. Использование индикаторов

Наконец, процессы будут периодически оцениваться. От этой оценки будет зависеть, соответствуют ли они предложенным показателям. Индикаторы очень важны для анализа реальной производительности процессов и определения слабых мест. Все это для того, чтобы применить корректирующие меры.

В заключение можно сказать, что процессное управление повышает эффективность организаций. Это потому, что его успех будет зависеть от адекватного выполнения его процессов, которые должны быть четко задокументированы. Но, прежде всего, они должны быть нацелены на создание ценности для клиента.