Автоматизация офиса - это комбинация аппаратного и программного обеспечения для разработки, автоматизации и цифровой записи информации, необходимой офису для правильного выполнения процессов и методологии.
Автоматизация делопроизводства зародилась в конце 40-х годов, но развивалась примерно в 70-х годах 20 века. Появление текстовых процессоров, заменяющих пишущие машинки в офисах, во многом связано с его происхождением.
Чарльз Симони был создателем автоматизации делопроизводства в 1948 году, запустив Microsoft Office в сотрудничестве с Ричардом Броди.
Несомненно, это понятие всегда относится к офисной работе и инструментам, используемым для ее выполнения.
Это было очень новаторское изменение. В этом смысле этот процесс служил для оптимизации офисной работы, а также были созданы новые возможности для ее выполнения. Ручные операции, которые в то время были основными, были заменены, а некоторые были автоматизированы.
Административные процедуры, планирование собраний, внедрение Интернета, использование компьютеров и различных процессоров и офисных компонентов занимали центральное место в упрощении всех задач.
Фундаментальные инструменты автоматизации делопроизводства
Это самые известные:
- Текстовые процессоры: Широко используется в офисной работе.
- Калькуляторы: Компоненты, которые оптимизируют все процессы учетной записи, и числа, связанные с выполняемыми задачами.
- Программы управления принтером: Без сомнения, незаменимый объект в любом офисе, которому необходимо преобразовать виртуальные документы в физические.
- Программы обмена мгновенными сообщениями: Очень полезно для общения между работниками и немедленной передачи информации.
- Базы данных: Очень важно записывать данные, относящиеся к компании, организации или проекту.
- Таблицы: Что-то, что широко используется, например, для записи счетов-фактур или для обновления управления учетной записью.
- Факсимильные аппараты: Как и принтеры, факсы широко используются в офисах, иногда оба компонента включены в одно и то же устройство.
Автоматизация делопроизводства стала огромным прорывом в офисной работе.
Пример автоматизации делопроизводства
Такие программы, как Excel, Word, PowerPoint, произвели революцию в способах работы. Эти программы входят в офисный пакет Office. Это продается Microsoft. Однако есть аналогичные пакеты автоматизации делопроизводства, которые не требуют затрат.
Кроме того, конечно же, остальным упомянутым устройствам удалось автоматизировать процессы и разработать более гибкий метод выполнения офисных задач.