Внутренний контроль - что это такое, определение и понятие
Внутренний контроль - это процедура, которая является частью контроля ресурсов и активов компании и служит для учета ее деятельности и отслеживания..
По мере роста компаний становится все труднее отслеживать, что происходит с их ресурсами, их активами, их инструментами и людьми.
Вот почему возникла необходимость в создании механизма, позволяющего регистрировать использование этих ресурсов, а также действия.
Примеры внутреннего контроля финансовых ресурсов и активов
Некоторые виды использования внутреннего контроля, применимые к товарам, включают в себя въезд и выезд автомобилей, принадлежащих компании. Это контролирует активность транспортного средства, износ, расход топлива и лиц, ответственных за это.
При работе с автомобилями компании водители должны иметь журнал, в котором записываются начало и конец поездки, а также время каждого этапа.
Другой пример - инвентаризация материалов на складе. Системы FIFO и LIFO обязательно требуют внутренней контрольной проверки, чтобы знать даты и типы материалов или запасов. Это входные данные бухгалтерского учета, которые также можно использовать для амортизации товаров.
Что касается финансовых ресурсов, внутренний контроль осуществляется перед выполнением расходов, например, в GAV (административных расходах и расходах на продажу), которые вытекают из задач этих функций. Однако его необходимо контролировать, чтобы не превышать то, что необходимо для этого исполнения в течение периода.
Например, если в течение месяца продаж требуется купить листы бумаги, карандаши и чернила для принтера, внутренний контроль должен иметь оценку того, что тратится ежемесячно, и проверять ее каждый месяц, чтобы защитить эту маржу расходов.
Резервные копии внутреннего контроля
Подобно тому, как выполняется мгновенная запись ресурсов и действий, важно архивировать ее, чтобы сгенерировать файл, касающийся каждого контролируемого элемента.
Компании могут нанять различное программное обеспечение для внутреннего контроля, или достаточно электронной таблицы Microsoft Excel, если она заказана.
Чтобы избежать потерь, вы можете купить облако виртуального хранилища и загружать туда эти файлы, чтобы избежать их потери.
Если у вас есть бумажная подставка с подписями об ответственности, то эти документы удобно оцифровать. Например, через сканер и последующее опорожнение в цифровые папки.
Руководители внутреннего контроля
Люди, ответственные за действия внутреннего контроля, должны быть упорядоченными, организованными и способными работать в сценариях повышенного спроса, поскольку, например, они могут контролировать многие элементы одновременно: финансовый контроль расходов, контроль запасов, контроль над использование активов компании, а также контроль въезда и выезда людей.
Если что-то не удается в этом процессе регистрации, могут быть отклонения в реальных условиях работы и капитале компании в отношении ее активов. По этой причине внутренний контроль должен быть частью упорядоченной и связанной системы операций.
Внутренний контроль обеспечивает ценную поддержку операционному менеджменту организации, обеспечивая прозрачные и безопасные процессы прослеживаемости.
Следовательно, его важность заключается в том, что компании, независимо от их структуры и размера, внедряют некоторую систему внутреннего контроля, чтобы лучше вести учет своих активов и иметь возможность диагностировать логистические отклонения, чтобы постоянно улучшить процессы в своей цепочке создания стоимости.
