Административный процесс - что это такое, определение и понятие

Административный процесс - это набор этапов (планирование, организация, руководство и контроль), целью которых является достижение целей компании или организации наиболее эффективным способом.

Проще говоря, административный процесс состоит из серии этапов, которые помогут нам достичь поставленных целей. Административный процесс непрерывен. Речь идет не о выполнении каждого из этапов, и на этом все заканчивается. Когда один цикл заканчивается, он переходит к следующему. Обычно он используется для достижения общей цели компании, конкретных задач или даже для небольших проектов.

Анри Файоль был создателем административного процесса. Из него исходят 4 стадии, составляющие административный процесс:

Планировать.
Организуйте.
Вести.
Контроль.

Для Файоля эти четыре этапа были важны для хорошего управленческого управления. Каждая управленческая команда должна владеть ими и учитывать их для любого проекта. Однако Файоль никогда не был крайним в своих идеях, и вы можете прочитать в его работах, как он оставил место для гибкости и адаптации. Таким образом, последователи классической теории управления завершают, улучшают и адаптируют административный процесс к различным типам компаний, которые возникли в течение последних десятилетий.

Цели компании

Происхождение административного процесса

Мы обязаны происхождением административного процесса Генри Файолю. Примерно в 1916 году, проработав 50 лет в качестве менеджера горнодобывающей компании, Файоль опубликовал свою книгу «Индустриальное и общее администрирование». По-испански это будет что-то вроде «Промышленное и общее управление».

В этой книге он на основе своего опыта разработал всю свою теорию. Файоль выделил в своей работе различные уровни управления, административные функции и список принципов для правильного управления.

Однако стоит упомянуть, что наиболее признанными из всех его работ являются его принципы. В частности, 14 принципов правильного администрирования.

Характеристики административного процесса

Административный процесс имеет множество характеристик и особенностей в зависимости от компании, которая его разрабатывает, мы отметим самые распространенные:

Он состоит из четырех взаимосвязанных этапов.
Он должен охватывать все цели, которые должны быть с его помощью достигнуты.
Об этом должны быть проинформированы все те работники, которые собираются участвовать в процессе.
Его цель - создать дорожную карту для максимальной оптимизации каждого из действий, включенных в административный процесс.
Его может использовать любая компания, вне зависимости от ее характеристик.
Это осуществляется с заранее оговоренным временным горизонтом. Таким образом, он предлагает некоторую гибкость для адаптации к обстоятельствам.

Этапы административного процесса

В определении мы сказали, что административный процесс состоит из ряда этапов: планирование, организация, руководство и контроль. В этом разделе мы их разработаем и объясним. Конечно, в первую очередь удобно знать, как разделяются эти две фазы:

Механическая фаза: Механический этап состоит из планирования и организации. Можно сказать, что это статическая часть процесса.
Динамическая фаза: В свою очередь, динамическая фаза состоит из направления и контроля. В этом смысле слово «динамический» относится к движению.

То есть, как только мы спланировали и организовали, мы должны выполнить и приступить к работе.

В любом случае более важным, чем различение между механическим и динамическим, является знание различных этапов, из которых он состоит:

Планирование: Постарайтесь запланировать выполнение задач и решить соответствующие вопросы, которые будут выполнены позже.
Организация: Идея состоит в том, чтобы увидеть, кто будет отвечать за каждую задачу, в каком порядке и какую структуру проект будет иметь при выполнении.
Направление: Руководство отвечает не только за отправку, но и за помощь, поддержку и вмешательство в любой конфликт, возникающий при достижении целей.
Контроль: Контроль основан на мониторинге надежных показателей, которые позволяют следить за тем, чтобы самые большие цели были достигнуты.

Подробнее об этапах административного процесса

Важность административного процесса

Административный процесс играет фундаментальную роль в управлении компанией. Предполагается, что дорожная карта будет следовать в течение определенного периода для достижения целей, установленных руководством.

Таким образом, соблюдение всех этапов административного процесса позволит организации повысить степень эффективности в достижении поставленных целей. Этот процесс будет означать сокращение количества потребляемых ресурсов. По этой причине эти сэкономленные ресурсы могут быть использованы для других действий, которые приносят пользу компании.

Среди преимуществ административного процесса, которые мы можем выделить, мы выделяем следующие:

Это позволяет компании всегда планировать будущее.
Будут оговорены действия, которые необходимо выполнить в каждом из возможных сценариев.
В нем четко определены цели, которые ставит перед собой конкретная компания в краткосрочной, среднесрочной и / или долгосрочной перспективе.
Ресурсы оптимизированы по максимуму
Избегайте лишних расходов, о которых раньше не предполагалось.
Это может привести к повышению производительности, поскольку улучшает координацию между членами команды.

Наконец, следует отметить, что прекрасно спроектированный административный процесс предотвратит появление событий, нарушающих схемы менеджеров. Следовательно, количество импровизированных мер, которые могут привести к решениям, наносящим ущерб деятельности компании, будет сокращено.

Пример административного процесса

Например, предположим, что мы альпинисты. Наша цель - достичь вершины пяти самых высоких гор в мире. Цель ясна, но нам нужен процесс для максимально безопасного достижения наших целей. То есть без риска для здоровья.

Поэтому нам понадобится процесс для достижения нашей конечной цели: достичь пяти вершин. Хотя каждый пик отличается, мы, в свою очередь, будем следовать серии этапов, чтобы достичь каждого пика (промежуточных целей). Мы называем эту серию этапов, которые являются общими для достижения целей, административным процессом.

В этом смысле любая компания или организация, которая намеревается достичь целей, должна применять административный процесс. Без административного процесса достичь поставленных целей очень сложно. Почти невозможно. Можете ли вы представить себе восхождение на Эверест без каких-либо планов, без тренировок и без того, чтобы все вышло из-под контроля? То же самое и в бизнесе.