Организация проекта - это та деятельность, которая позволяет осуществлять группировку человеческих ресурсов компании по наиболее подходящим задачам. Все это для достижения общей цели.
Таким образом, организация проекта состоит из организации людей, распределения их по определенным проектам в соответствии с их качествами.
Обычно эту задачу выполняет руководитель проекта. Таким же образом вы должны эффективно и рационально управлять необходимыми ресурсами. Таким образом, менеджмент и организация тесно связаны.
Важность организации проекта
Чтобы проект работал эффективно, он должен быть правильно организован. Это кажется простым, но это обычная проблема в компаниях. Если мы не знаем точно, чего хотим и как мы будем использовать ресурсы для этого, наша организация потерпит неудачу. Отсюда важность хорошей организации.
По указанным выше причинам обучение менеджеров проектов должно включать этот аспект. Важно научить их организовывать, чтобы иметь возможность направлять их позже. Один из способов правильно распределить различные ресурсы в каждой задаче - это хороший организационный план. В следующем разделе мы увидим, из чего он состоит.
План в организации проекта
План управления ориентирован на все виды деятельности, выполняемые компанией, однако организационный план делает это, прежде всего, на человеческий фактор. Потому что главное - поставить каждого человека под наиболее подходящую задачу. Поэтому желательно выполнить следующие действия:
- Прежде всего, мы должны четко понимать, кто у нас есть: Вы должны провести инвентаризацию человеческих ресурсов, с их сильными и слабыми сторонами. Потому что нам нужно знать, в чем каждый из них хорош, чтобы назначить им наиболее подходящую должность.
- С другой стороны, вы должны делать то же самое с задачами.: Проект нужно разбить на мельчайшие части. Это требует одобрения остального задействованного персонала. Как только они у нас появятся, мы можем создать таблицу двойной записи с обеими переменными.
- В-третьих, каждому человеку должна быть поставлена задача.: Для этого мы должны знать, кто больше всего подходит для каждого вида деятельности. Здесь вы должны учитывать ваше академическое образование, профессиональный опыт и, конечно же, вашу личную мотивацию на работе. На этом этапе можно использовать такую технику назначения задач, как венгерский метод.
- Наконец, необходимо установить крайние сроки завершения, поправки на возможные задержки и подходящую форму контроля.Таким образом, после выполнения каждой задачи можно увидеть, были ли отклонения от запланированного. Как мы увидим ниже, на этом этапе очень важна организационная структура.
Организационная структура в организации проекта
Что такое организационная структура? Организационная диаграмма - это график, который позволяет вам наблюдать за структурой компании и знать, кто есть кто. Менеджер проекта должен иметь глубокое понимание существующих сотрудников, его цель - уметь организовать, а также правильно выполнять задачи и лиц, ответственных за их выполнение.
В этом смысле у нас есть вертикальные, иерархические или линейные организационные схемы, когда полномочия ясны, а принятие решений централизовано. С другой стороны, у нас есть горизонтальные или круговые, в компаниях с более размытыми полномочиями. Кроме того, у нас есть другие типы, такие как аналитический, который позволяет нам знать процессы, или матрица, которая полезна для структурирования организации по процессам или проектам.
Пример организации проекта
Представим, что мы хотим реализовать проект. В основе проекта - создание и запуск компании. Например, консалтинговая фирма в области компьютерной инженерии.
Прежде всего, режиссер встречается с продвигающими партнерами проекта.
- С одной стороны, они вместе подготавливают цели, которые должны быть достигнуты, и необходимые задачи. Все это должно быть оформлено письменно и максимально подробно. Интересной техникой является так называемый «мозговой штурм», который заключается в том, чтобы озвучить все идеи, которые приходят в голову, и затем отфильтровать их.
- После этого вы должны знать, кто у нас есть, кроме команды промоутера. Во-первых, задачи, которые они будут выполнять, и, во-вторых, сотрудники, которых мы будем нанимать. Вы также должны знать тип контрактов, которые мы предложим, и размер получаемого вознаграждения.
- На следующем этапе пришло время распределить задачи, и этот венгерский метод, упомянутый выше, может помочь. Компьютерные услуги требуют процесса от проектирования до программирования и конечного результата. Поэтому полезным инструментом являются диаграммы PERT, которые позволяют находить критические пути каждого процесса.
- Наконец, вам нужно разработать план организации проекта. Это состоит в том, чтобы изложить все вышеперечисленное в письменной форме. Кроме того, мы определим способ контроля посредством обратной связи и то, как мы будем исправлять отклонения. Все это, не забывая при этом адекватный план действий на случай непредвиденных обстоятельств.