Типы заказов - это различные формы запросов на закупку материалов или услуг, которые компания делает своим поставщикам.
Важно отметить, что запрос заказов осуществляется отделом закупок компании. Эти заказы оформляются в соответствии с требованиями к материалам и услугам производственного или складского отдела.
Со своей стороны производственный отдел предъявляет эти требования с учетом того, что организация имеет поставку тех товаров и услуг, которые будут необходимы для осуществления производственного процесса.
Между тем склад или складское отделение делают это для того, чтобы товар был в необходимом количестве. Это сделано для того, чтобы удовлетворить запросы клиентов, которые покупают продукцию, которую продает компания.
Типы заказов
Существуют разные классификации заказов, среди наиболее важных можно отметить следующие:
1. По условиям, установленным сторонами.
По условиям, установленным между сторонами, заказы можно разделить на:
к. Условный заказ
Конечно, условный заказ - это тип заказа, выполнение которого ограничено набором коммерческих условий, которые покупатель требует от продавца. Эти условия могут быть некоторыми преимуществами, такими как скидки, способы оплаты, сроки доставки и условия будущего спроса.
Следовательно, выполнение сделки будет зависеть от принятия продавцом условий контракта. То есть эта форма заказа называется предложением заказа.
б. Твердый заказ
Этот тип заказа возникает, когда покупатель и продавец согласовывают все установленные условия. Для соответствия не требуется никаких переговоров или изменений. Это при условии, что все условия заранее определены и подписан соответствующий договор. Документ уже является примечанием к заказу.
2. По запрашиваемому объекту
По запрашиваемому объекту заказы могут быть:
к. Запрос на услуги
Естественно, это формальный запрос клиента на оказание услуги или задачи. Эта функция может включать или не включать материалы, необходимые для выполнения задачи. Если вы не укажете материалы, заказчик несет ответственность за их стоимость.
б. Заказ материалов
Порядок материалов используется компаниями, которым требуются определенные продукты или материалы для выполнения своих задач и способности функционировать. Это могут быть фабрики, перерабатывающие материалы в продукты, или дистрибьюторские компании, которые продают продукты. То есть материалы можно использовать для потребления или для пополнения запасов продукции.
3. По назначению материала
В зависимости от назначения запрашиваемого материала заказы могут быть:
к. Заказ на замену
Безусловно, заказы на пополнение запрашиваются складом или складским отделом компании. Эти требования сделаны для того, чтобы поддерживать минимальный объем запасов, необходимый компании. Это необходимо для эффективного удовлетворения повседневных требований внутренних или внешних клиентов компании.
б. Чрезвычайный запрос потребителя
Чрезвычайный заказ может быть сгенерирован, когда компания имеет достаточный уровень поставки этих материалов в процессе хранения. Но, поскольку компания ожидает большего потребления или большего спроса, она размещает чрезвычайные заказы. Таким образом, ей удается соответствовать, адекватно отвечая требованиям рынка.
4. По форме заказа
По форме заказы классифицируются как:
к. Нормальный порядок
Очевидно, что обычный заказ размещается обычным способом для покрытия поставки на короткие периоды времени. Это время может быть от недели, месяца или посещения определенного сезона. Как правило, эти заказы выполняются в соответствии с политикой поставок, применяемой компаниями. То есть они реагируют на обычные поставки, которые требуются организации.
б. Запланированный заказ
С другой стороны, запланированный заказ создается на основе исторических данных о закупках компании с учетом регулярных периодов для размещения заказов. Таким образом снижаются затраты на управление и приобретение материалов. Это связано с тем, что компания при планировании заказов закупает в больших объемах.
Конечно, этот тип заказа требует контроля дат, установленных для поставок, поскольку сбой в отправке может повлиять на количество необходимых запасов.
c. Открытый приказ
Общий заказ возникает, когда есть обязательство закупать материалы и продукцию в больших объемах. Но поставки осуществляются меньшими партиями из-за разницы в сроках доставки. Эти заказы могут обрабатывать приблизительные количества, которые приобретаются постепенно.
Как оформить любой заказ?
Заказы должны быть формализованы, чтобы соблюдение правил было эффективным. Наиболее распространенные способы подтверждения заказа:
1. Использование телефона
Прежде всего, подтверждение заказа можно осуществить по телефону. Но для оформления заказа удобно использовать письменный документ, предварительно сделав подтверждение по телефону.
2. Использование письменных средств связи
Во-вторых, с использованием письменных средств массовой информации. Наиболее распространенными формами письменного общения являются письма, факс и электронная почта. Письменные формы имеют то преимущество, что все условия формально устанавливаются между покупателями и продавцами.
3. Примечание к заказу
В-третьих, примечание к заказу - это печатный документ, который содержит наиболее важные данные для облегчения ввода информации и ускорения процесса. Это упрощает процесс покупки и продажи.
4. Через коммерческого агента.
Кроме того, заказ может быть оформлен, когда коммерческий агент доставит форму заказа и затем подписывается для выполнения.
В заключение можно сказать, что есть разные виды заказов. Они адаптированы к конкретным потребностям и требованиям каждой компании. Теперь должно быть ясно, что, независимо от типа используемого заказа, заказ должен четко включать все условия продажи, которые важны для компании.
Эти условия, такие как цены, скидки, сроки поставки, качество и любые другие, которые могут представлять интерес, должны быть установлены как можно точнее. Это для того, чтобы не вызывать разных толкований.