Заказ на поставку - что это такое, определение и понятие

Заказ на покупку, также называемый заказом на покупку, представляет собой документ, с помощью которого покупатель запрашивает товары у продавца.

Таким образом, мы документируем потребности нашего продукта. Обычно этот документ отправляют поставщику, чтобы он мог выполнить указанный заказ. Возможность делать это физически или виртуально (электронная почта или веб-сайт). Цель состоит в том, чтобы иметь возможность впоследствии сопоставить накладную с этим заказом и отметить возможные инциденты, а также получить условия указанного заказа в письменной форме.

Процесс в заказе на покупку

Сначала вы должны выяснить, какие у нас есть потребности. После выбора подходящего поставщика оформляется заказ. Продавец получает оригинал, а покупатель сохраняет копию. Продавец обслуживает заказ и прикрепляет накладную, которая сверяется с ней. Если что-то не поставлено, оно остается на рассмотрении.

Этот документ полезен для обеих сторон. Покупатель может контролировать тип или сумму расходов и прогнозировать выплаты. Продавец может организовать свои заказы и сделать прогноз расходов. В обоих случаях полезны программы управления и даже электронная таблица. С другой стороны, для юридических целей, будучи принятым, он обязывает обе стороны к согласованному обмену.

Содержание документа

Как правило, это те же данные, которые требуются в накладной, только выражение «Заказ на заказ» или подобное появляется на фирменном бланке. Детализируем их ниже:

Реквизиты покупателя и продавца. Идентификационный номер налогоплательщика каждой страны очень важен. Также налоговый адрес.
Дата и место выдачи заказа. Первое важно, особенно для контроля времени, которое требуется нашему поставщику для его поставки. Таким образом мы можем избежать разрыва запасов.
Название продукта и ссылка. Также включены заказанное количество, цена и возможные скидки, акции или бонусы.
Выбранный способ оплаты, а также условия и суммы к оплате, если применимо. Этот момент важен для правильного управления казначейством.
Общая стоимость, возможные расходы на транспортировку, страхование или аналогичные расходы и, в качестве важной части, подпись уполномоченного лица.
Дата и способ доставки. На этом этапе после доставки покупателю будет отправлена накладная на подпись, которая обычно прилагается к заказу. Также необходимо отметить возможные инциденты или то, что не было предоставлено.

Правда в том, что эти строгие требования иногда смягчаются, в зависимости от коммерческих и доверительных отношений. Во многих случаях заказы делаются устно или по телефону. Его можно даже запросить по электронной почте, но без документа заказа. Даже в этом случае удобно всегда контролировать эти заказы.

Пример документа заказа

Давайте посмотрим на примере, каким может быть документ заказа. В нем мы можем увидеть все необходимые данные, а также возможные скидки и расходы, связанные с поставкой указанного товара. Также место, зарезервированное для инцидентов и для подписи человека, получающего товар.