Матрица RACI используется для назначения и определения степени ответственности, которая соответствует каждому из людей, участвующих в выполнении проекта.
Она также известна как матрица распределения ответственности. Его цель - установить различные роли и обязанности, которые должен взять на себя каждый человек, который формируется при выполнении проекта.
Как следствие, рекомендуется подготовить его в начале проекта. Таким образом, с самого начала было ясно и определено, какую роль и ответственность возьмет на себя каждый человек, участвующий в проекте. Это также обеспечивает более тесное сотрудничество всех участников.
Что означает каждая буква, составляющая имя матрицы RACI
Имя матрицы RACI состоит из четырех букв, и каждая буква имеет значение. Значение каждой буквы следующее:
Буква R
Несомненно, буква R указывает на то, кто берет на себя ответственность. Это письмо определяет роль человека, который отвечает за выполнение определенной задачи. Поэтому вы берете на себя ответственность за своевременную и установленную сдачу выполненного домашнего задания.
Буква А
Точно так же буква А определяет, кто одобряет. Роль лица, которое будет выступать в качестве утверждающего, заключается в принятии и утверждении задачи, представленной ответственным лицом. Другими словами, утверждающий удостоверяет, что работа выполнена в соответствии с требуемыми требованиями.
Буква c
В свою очередь, буква C указывает, с кем консультируются. Обычно это эксперты или осведомленные в теме и задаче, с которыми консультируются, чтобы высказать свое мнение и предложения по некоторым аспектам задач проекта. Внешний консультант посоветовался с его мнением по какому-то аспекту, который необходимо учитывать при реализации проекта, так как он является экспертом в этом вопросе.
Письмо I
Наконец, буква I определяет, кто отчитывается. Роль этих людей включает каждого человека, который должен быть проинформирован о процессе эволюции и развития задач, которые являются частью проекта. Они также должны быть проинформированы о завершении задач.
Преимущества создания матрицы RACI
Основными преимуществами, которые должны быть получены при создании матрицы RACI, являются:
- Роли и обязанности каждого из участников проекта четко определены.
- Можно определить, какое лицо берет на себя ответственность за предоставление отчетов в отношении задач или работ, которые должны быть выполнены.
- Это позволяет сбалансировать рабочую нагрузку между людьми, командами или отделами, участвующими в разработке проекта.
- Это позволяет легко контролировать развитие и выполнение задач и работы, необходимой для успешного завершения разработки проекта.
Как построить матрицу RACI
Чтобы разработать матрицу RACI, необходимо выполнить следующие шаги:
Шаг 1
Во-первых, задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта, определяются и размещаются в виде строк, составляющих матрицу.
Шаг 2
Во-вторых, люди, участвующие в разработке проекта, определяются и помещаются в виде столбцов в матрицу.
Шаг 3
В-третьих, размещаются буквы слова, составляющие название матрицы RACI. Назначая каждую букву в каждой задаче, можно определить, кто из вовлеченных людей будет нести ответственность, кто утверждает, с кем консультируются и кто должен быть проинформирован при выполнении каждой задачи проекта.
Шаг 4
Наконец, можно будет определить, хорошо ли распределена вся работа, есть ли пустое место и есть ли дублирования. Это для того, чтобы убедиться, что все правильно сформировано, и избежать проблем в дальнейшем.
Преимущества и недостатки применения матрицы RACI
Преимущества, которые могут быть достигнуты при реализации проекта с применением матрицы RACI, следующие:
1. Быстрый и простой процесс коммуникации.
Коммуникация обычно оказывается проще и быстрее, поскольку матрица RACI позволяет четко визуализировать роль и функции, которые должен выполнять каждый человек. Это не устраняет, но сводит к минимуму проблемы общения между людьми, участвующими в проекте.
2. Повышение производительности.
Очевидно, что за счет минимизации проблем со связью это способствует лучшему использованию времени и, как следствие, повышению производительности. Время выполнения каждой задачи сокращается, что упрощает общий процесс выполнения.
3. Правильное распределение работы
Кроме того, матрица RACI позволяет визуализировать обязанности и функции, чтобы можно было определить, пропорционально ли распределяется рабочая нагрузка. Если можно определить, что ответственному лицу назначена чрезмерная рабочая нагрузка, необходимые корректировки вносятся до выполнения проекта. Достижение более сбалансированного распределения бремени и ответственности.
4. Ожидания оправдываются
Действительно, при применении этого инструмента результаты, полученные в конце проекта, очень похожи на результаты, ожидаемые в начале проекта. Это происходит потому, что вы можете лучше контролировать все задачи, которые необходимо разработать. Кроме того, каждый человек конкретно знает, за что он отвечает, на протяжении всего процесса выполнения проекта.
Несмотря на то, что преимуществ велико и много, матрица RACI может иметь и недостатки.
- Сначала это может быть слишком сложно применить, что отрицательно сказывается на его понимании.
- Несмотря на то, что матрица RACI - отличный инструмент, недостаточно просто создать ее, но вы также должны ее соблюдать.
- В соответствии с вышеизложенным, для тех, кто не знаком с матрицей, создание ее в первый раз может оказаться дорогостоящим.
- Существует вероятность того, что существуют проекты, которые не требуют планирования такого типа, поэтому создание матрицы может быть больше замедляющим выполнение проекта, чем движущей силой.
В заключение, матрица RACI - очень полезный инструмент, который можно применять в любом типе проекта. Поскольку он определяет роли и функции всех людей, участвующих в его реализации. Это способствует лучшему контролю и достижению лучших результатов в конце проекта.