Функции помощника по административным вопросам связаны с административной работой в офисе. Они варьируются от обслуживания клиентов до документооборота компании.
Работа административного помощника имеет несколько задач и является основой повседневной деятельности компании с административной точки зрения.
Хотя чаще всего эта профессиональная должность имеет самый низкий ранг и зарплату в структуре компании, этот тип профиля выполняет множество разнообразных основных функций в течение всей деятельности компании.
Для своей работы ассистент должен обладать очевидными знаниями и навыками по элементам офиса.
Особенно важна область применения базового программного обеспечения для автоматизации делопроизводства, распространенного на структуру бизнеса, а также других специальных программ для определенных секторов (графический дизайн, векторную графику, программирование, актуарные науки …)
Кроме того, этот профиль обычно необходим для работы с компьютерным оборудованием или активами, которые широко распространены в офисах всех типов. Примерами этого являются компьютеры, копировальные машины и другое оборудование для обработки и архивирования документов.
Функции административного помощника
Помощник по административным вопросам выполняет большое количество повседневных задач в компании. Все они могут быть разделены на следующие категории и требуют ряда компетенций:
- Личное обслуживание клиентов: Помощник - это первое лицо, доступное для общественности, и служит фильтром для клиентов объектов каждой компании.
- Управление коммуникациями: Этот профессионал должен организовать контакты по телефону и электронной почте. Вы также часто координируете социальные сети или веб-элементы в отсутствие конкретных специалистов для этих функций.
- Получение, управление и отправка документации: Обычно помощники по административным вопросам действуют как менеджеры по багажу и документации, распределяя их по разным отделам.
- Ежедневные управленческие задачи: Очень часто эти работники выполняют элементарные задачи автоматизации делопроизводства, такие как создание различных типов контента и составление расписания работы персонала. Наиболее известные из них - это биллинг, бухгалтерский учет или управление документами и файлами.
- Отношения с третьими сторонами: Компании должны установить связь с другими, такими как поставщики или государственные регулирующие органы. Часто помощник по административным вопросам отвечает за непрерывный поток информации.
- Поддержка старшего персонала или руководителей: Как и в предыдущем пункте, многие помощники выполняют вспомогательные задачи для других областей компании с административной точки зрения.
Должность административного помощника
Профессионалов этого типа можно найти во всех типах компаний, независимо от их размера и сектора экономики, в котором они участвуют.
В то же время он присутствует как в частных, так и в государственных компаниях с доступом через оппозицию.
Благодаря развитию новой цифровой среды и появлению новых телекоммуникаций профессиональный профиль административного помощника приобрел новые функции.
Это повлияло на необходимость обучения для заполнения этой должности в компании. Обычно эта подготовка регулируется курсами профессионального обучения, направленными на получение знаний в области управления или финансов компании.