Управление проектом - это процесс, который обеспечивает разработку проекта от начала до конца со всеми назначенными ресурсами и в запланированное время.
Управление проектами - это дисциплина, усвоенная в основном на собственном опыте. В отличие от того, что происходит с управлением бизнесом в целом, здесь не так много связанной библиографии.
И дело в том, что проекты могут иметь разную природу; коммерческие, экологические, юридические, образовательные и др. и для каждой области существуют ограничения и факторы, которые могут повлиять на изменение исходного дизайна проекта, расширение во времени или в ресурсах.
Возможности управления проектами
Трудно указать на это в определении, но его можно упростить следующим образом.
У проекта есть цель, которую необходимо разбить на несколько более конкретных. Да, очень похоже на расследование, но в этом случае для каждой конкретной цели должны быть как минимум следующие компоненты:
- Время исполнения.
- Цель исполнения.
- Связанные ресурсы.
- График выполнения (например, с марта по декабрь, включая все нерабочие дни, такие как праздничные и праздничные дни).
- Индикаторы мониторинга.
- Отвечает за эту цель.
Очень полезным инструментом для управления проектами является диаграмма Ганта, которая позволяет графически визуализировать проект, распределяя каждый из его этапов по цвету.
Еще один очень важный момент - это постоянный мониторинг и план действий на случай непредвиденных обстоятельств.
При разработке проекта полезно составить список возможных рисков и мер, которые необходимо предпринять, чтобы их реализовать. Это позволит вам действовать быстро, не импровизируя.
Постоянно смотрите на деятельность и бюджет
Выполнение мероприятий должно соответствовать процентной доле бюджета на текущий момент, поэтому важно установить этапы. Например, проект с тремя этапами:
- 1: С марта по июнь 30% мероприятий и 20% бюджета
- 2: С июня по сентябрь 50% мероприятий и 50% бюджета
- 3: С октября по декабрь 100% мероприятий и 100% бюджета
Принимая во внимание вышесказанное, было бы опасно, если бы, например, на этапе 2 было выполнено только 40% мероприятий и, тем не менее, было израсходовано 50% бюджета. Это оставляет 10% сокращение ресурсов, которые необходимо корректировать по ходу работы, оставляя проект уязвимым для дальнейших изменений.
Еще одно прочтение этого примера заключается в том, что последний квартал отличается очень гибким и интенсивным исполнением, поскольку половина проекта разрабатывается, поэтому очень важно контролировать его.
Как правило, существует тенденция думать, что проекты имеют пропорциональное исполнение. То есть мероприятия равномерно распределяются в течение периода, но на самом деле это будет зависеть от типа выполняемого проекта.
Если это образовательный проект, логически это должно быть скорректировано с учетом месяцев, в которые учащиеся находятся в школе, оставляя месяцы каникул бесплатными или с меньшим количеством занятий.
Другой важный пример связан с погодой. Строительные проекты, например, откладываются в зимние месяцы, потому что дожди или холода вызывают изменения и чрезвычайные ситуации, на которые следует обратить внимание.
Короче говоря, управление проектом требует предварительной оценки в финансовой, технической, экологической, правовой и коммуникационной областях, чтобы увидеть, какое влияние он окажет на окружающую среду или какие удары могут пострадать во время своего развития.
Вот почему каждый раз проекты состоят из мультидисциплинарных команд, которые делятся знаниями из разных областей с целью уменьшения неопределенности и достижения желаемого исполнения в запланированные сроки. В конечном итоге это будет успешное управление проектом.