Мелкие денежные средства - это группа денежных средств компании, предназначенная для покрытия чрезвычайных и неотложных потребностей в краткосрочной перспективе, обычно небольших сумм.
Другими словами, мелкая наличность - это фонд, который будет использоваться для покрытия чрезвычайных расходов, которые не предусмотрены в бюджете компании и не могут быть оплачены чеком или в кредит.
Идея состоит в том, чтобы иметь возможность распоряжаться мелкими денежными средствами на покрытие непредвиденных расходов, не требуя одобрения руководства. Однако эти расходы должны быть обоснованы, и обычно требуется соответствующее подтверждение оплаты.
Еще одна проблема, которую следует учитывать, заключается в том, что мелкие деньги обычно охраняет сотрудник, которого мы будем называть кассиром. Он будет подотчетен руководству за управление средствами.
Точно так же важно подчеркнуть, что мелкие деньги не могут свободно использоваться ни сотрудниками, ни руководителями компании.
Сумма этой мелкой наличности также может обновляться время от времени, поддерживая минимальную сумму, установленную организацией.
Расходы, финансируемые за счет наличных денег
Среди расходов, финансируемых за счет наличных денег, мы в основном находим:
- Диеты и путешествия: Бюджет, назначенный сотруднику на поездку, в данном случае по служебной деятельности.
- Мобильность: Необходимые расходы на перевод рабочих, чтобы они могли выполнять работу, которую требует от них компания.
- Офисные принадлежности: На мелкие деньги можно было купить канцелярские товары, такие как канцелярские товары, печатные краски и другие.
- Аптечка первой помощи: Приобретение лекарств и других предметов, которые необходимы компании для оказания неотложной медицинской помощи.
- Ремонт: Может возникнуть необходимость в обслуживании помещений или любого оборудования, необходимого для работы фирмы.
Мелкие денежные средства и денежный поток
Для поддержания небольшого остатка денежных средств без возникновения долгов компании необходимо генерировать положительный денежный поток. Это означает, что важно не только получать прибыль от коммерческой деятельности, но и обеспечивать денежный доход организации.
Чтобы лучше понять это, предположим, что компания осуществляет продажи, приносящие прибыль. Однако, если важная часть этих операций была предоставлена в кредит и возникнут трудности с их сбором, у компании могут возникнуть проблемы с размещением денег и хранением средств в мелкой кассовой наличности, если только она не уйдет в долги, чтобы иметь наличные.