Бюджет с нулевой базой - это документ, который отражает, сколько и где распределяются ресурсы компании, с целью достижения большей прибыльности и эффективности за счет перераспределения статей расходов.
Другими словами, бюджет с нулевой базой выходит за рамки обычного бюджета или стандартного отчета.
Это финансовый и бухгалтерский метод, позволяющий выявлять неэффективные и даже бесполезные расходы. Исходя из этой базы, цель состоит в том, чтобы продвигать статьи расходов, которые имеют большее положительное влияние на компанию. Как? Уменьшить или заставить исчезнуть те, которые того не стоят.
Типичный пример - когда аналогичные расходы удваиваются. Может случиться так, что компания заключила контракт с двумя одновременными интернет-линиями у разных провайдеров. В этом сценарии мы должны рассмотреть возможность устранения одного из двух поставщиков и сохранения того, который предоставляет нам те же услуги по самой низкой цене.
Этапы бюджетирования с нуля
Во время подготовки бюджета с нулевой базой необходимо выполнить ряд шагов, чтобы результат был тем, чего мы действительно ожидаем. Ожидается, что этот бюджет преобразит компанию в целом. Это потому, что перераспределение расходов затронет все уровни и отделы этого.
Затем процесс создания бюджета с нулевой базой будет происходить следующим образом:
Таким образом, на основе этих пяти этапов изменения могут быть внесены на всех уровнях организации практически всесторонним образом.
- Постановка основной цели: Прежде чем приступить к разработке работы, нужно прояснить, что нулевой бюджет предполагает то, чего мы хотим достичь или улучшить в нашей компании. Пример возникает, когда цель состоит в том, чтобы сократить расходы, чтобы компенсировать определенную низкую фазу дохода компании. Это происходит, если компания владеет бизнесом, который лучше работает в определенные сезоны года. Хорошим примером этого являются тематические парки летом и зимой.
- Определение уровней принятия решений: Эта фаза отвечает за определение уровней контроля, которые устанавливаются между различными командными линиями компании. Для этого оптимально иметь несколько строк, но с большой беглостью общения и присутствием, в котором почти все уровни могут ощущаться отождествленными. Примером может служить крупная компания, разделенная на множество отделов. Для того, чтобы между ними была хорошая связь и чтобы двигаться в одном направлении, команды отделов вместе с общими командами компании должны быть четко определены. Таким образом, проблемы, которые могут существовать, например, в различных отделах, могут быть выявлены и проанализированы.
- Разработка стратегии принятия решений: Основываясь на одной или нескольких определенных целях и эффективных уровнях принятия решений, мы приступим к реализации стратегии, которая позволяет нам достигать целей на всех уровнях. Примером могут служить минимальные цели, установленные в трудовых договорах, которые предусматривают переменную оплату труда в зависимости от проданных продуктов или услуг.
- Выполнение стратегий: Здесь начинается стратегия, разработанная на всех уровнях организации для достижения поставленных целей. На этом этапе проверяются цели и новая реальность компании, и в процесс вносятся определенные изменения. Примером могут служить случаи, когда руководство среднего звена считает, что цели выше или ниже возможностей его ответственного персонала. Следовательно, минимальная нагрузка, которую необходимо достичь, будет уменьшена или увеличена.
- Обзор процесса: На этом заключительном этапе процесса проверяется, соблюдаются ли цели, сроки и способ разработки стратегии. Этим они хотят выявить, например, пороки, которые могут возникнуть. Довольно частым случаем является накопление определенных общих расходов без указания их конкретной полезности или назначения. Таким образом, можно получить доступ от покупки кофе для сотрудников до фолио для офиса. Определение этих расходов позволяет нам анализировать потребности компании и способы улучшения процесса.
Таким образом, хотя процесс состоит из пяти этапов, и для каждого из них требуется предыдущий, который предшествует ему, в зависимости от бизнес-модели и ее потребностей, его можно адаптировать с помощью еще большего числа этапов.
Преимущества и недостатки нулевого бюджетирования
Учитывая, что бюджет с нулевой базой требует много работы и влияет на то, как дела обстоят в компании, следующее поможет выявить сильные и слабые стороны, которые могут повлечь за собой его внедрение и реализация:
Учитывая, что преимущества перевешивают недостатки только при правильном выполнении процесса, на всех уровнях выгодно принять бюджет с нулевой базой.
Другими словами, успешно завершая каждый из этапов процесса, компания переходит от ситуации определенной неэффективности и неопределенности к определению определенных целей, ограниченному бюджету и перераспределению ресурсов. Это сделает компанию более экономически устойчивой.
Примеры бюджетирования с нуля
Ситуации, в которых реализация бюджета с нулевой базой привела к выявлению определенных дисбалансов или проблем в компании, будут объяснены ниже:
- Дублирование расходов: Определите повторяющиеся расходы, то есть они предоставляют одну и ту же услугу, и одна компания, которая ее предоставляет, будет нам полезна. Примеры: телефония, подписка на аналогичное программное обеспечение, покупка аналогичных продуктов и т. Д.
- Выявление лишних или ненужных расходов: Во время бюджетного процесса с нулевой базой мы можем обнаружить статьи расходов, которые не имеют никакого смысла. Примерами являются расходы на пособия сотрудникам без их выезда.
- Прогноз расходов: Стараемся тратить согласно потребностям компании, без излишеств. Это происходит, например, на сезонных предприятиях, которые должны адаптировать распределение ресурсов к летнему периоду. Например, для ресторана мороженое будет чаще покупать летом, чем зимой.
- Распределение расходов по нормативам: Хотя у всех отделов может быть свое собственное распределение, отдел, который имеет самый высокий ROI от вложенных в него средств, будет наиболее прибыльным для увеличения инвестиций в него. Один из отделов, который в значительной степени полагается на это видение, - это отдел маркетинга.
Вот некоторые из ситуаций, которые можно встретить в компаниях. В зависимости от сектора, размера и бизнес-модели организации во время подготовки бюджета с нулевой базой будут найдены те или иные моменты улучшения или исправления.
Затраты по умолчанию